2005年9月1日，我院分部二期工程籌建辦公室正式啟動(dòng)運(yùn)作，當(dāng)日，二期工程籌建辦公室在謝京輝副院長(zhǎng)主持下召開了第一次會(huì)議，討論和布置第一階段的工作，包括：召集科研處、外事處、圖書館、研究生部、歷史所、文學(xué)所等單位負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員開會(huì)，請(qǐng)這些單位對(duì)分部二期工程的建設(shè)在功能需求上提出建議，形成報(bào)告，在各單位的工作小組報(bào)告形成的基礎(chǔ)上，形成一綜合報(bào)告，邀請(qǐng)?jiān)簝?nèi)外的咨詢專家對(duì)該報(bào)告進(jìn)行評(píng)估，以便最終形成《設(shè)計(jì)任務(wù)書》提供設(shè)計(jì)單位作設(shè)計(jì)依據(jù)。

　　在各單位的工作小組開始工作的同時(shí)，通過院網(wǎng)發(fā)布信息，在全院范圍內(nèi)征求意見，以供決策參考。

　　9月2日，在謝京輝副院長(zhǎng)的主持下，如期召開了由科研處、外事處、圖書館、研究生部、歷史所等部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員參加的工作會(huì)議。謝院長(zhǎng)首先向大家介紹了二期工程的基本情況，包括二期工程的初步設(shè)想、前期準(zhǔn)備情況和今后的工作任務(wù)等。目前已進(jìn)入《設(shè)計(jì)任務(wù)書》的準(zhǔn)備階段，謝院長(zhǎng)要求參加會(huì)議的各單位按《設(shè)計(jì)任務(wù)書》的項(xiàng)目指標(biāo)，根據(jù)各單位的自身情況，提出使用和功能上的需求。參加會(huì)議的各部門負(fù)責(zé)同志對(duì)二期工程在功能使用上的需求和建議發(fā)表了一些初步的意見。

　　由于在提交《設(shè)計(jì)任務(wù)書》時(shí)要求盡可能詳盡、全面地提出我們?cè)谑褂煤凸δ苌系男枨?。謝院長(zhǎng)要求參加這項(xiàng)工作的各單位引起重視、加強(qiáng)落實(shí)，各單位應(yīng)成立相應(yīng)的工作小組，對(duì)使用功能上的需求進(jìn)行調(diào)查、討論和研究。這些工作小組分為（1）工作站（學(xué)術(shù)交流）小組，以干部人事處、科研處、外事處為主；（2）圖書信息中心小組，以院圖書館和遠(yuǎn)網(wǎng)管中心為主；（3）教學(xué)（外交學(xué)院）小組，以研究生部為主；（4）辦公用房小組，以文史哲和信息所等單位為主。各小組在認(rèn)真對(duì)待、集思廣益、充分醞釀的基礎(chǔ)上， 9月16日之前提交各自的報(bào)告。以便咨詢專家組對(duì)這些使用和功能的需求進(jìn)行歸納整合，最終形成完整的《設(shè)計(jì)任務(wù)書》。